ホーム コラム 在職証明書とは?保育士が転職するときに依頼すべき理由から方法まで解説

在職証明書とは?保育士が転職するときに依頼すべき理由から方法まで解説

保育士が転職活動をするときに「在職証明書の提出が必要になる」と聞いたことがあると思います。

しかし、普段仕事をしているだけでは在職証明書を見ることはありませんので、あまりピンとこない方も多いでしょう。

そこで今回は、保育士の転職活動に必須となる在職証明書の概要から必要な理由、実際に受け取る方法まで徹底解説します。

あらかじめ在職証明書の依頼方法や依頼する理由を知っておくことで、よりスムーズに転職することが可能です。

さらに場合によっては給料アップのきっかけになる可能性もあるものなので、しっかり概要と依頼方法を身につけておきましょう。

1.在職証明書とは?

在職証明書とは?

在職証明書は、企業によって名称が異なり「雇用証明書」や「就業証明証」なども在職証明書と同じ扱いになります。

とくに保育士が別の保育園へ転職する場合は在職証明書の提出が求められることが多いです。

また、この在職証明書は勤務先の保育園に発行してもらう必要があるので、複数の保育園を転職している場合はこれまでに勤務した保育園すべてから在職証明書を発行してもらう必要があります。

ちなみに、認可保育園以外の保育園で勤務した年数は実務経験年数として記載されないため、認可保育園での勤務経験がない場合は提出が不要なケースもあるので、事前に求人などを確認しておきましょう。

2.在職証明書を依頼する2つの理由

在職証明書を保育士が依頼する理由は大きく2つあります。

  • 保育士の正式な実務経験年数を証明するため
  • 保育士の処遇改善手当を受けるため

いずれも保育士として働いていく上でのキャリアアップに必要な項目が記載されているので、認可保育園に勤務するのであれば必ず依頼しておいた方がいいですね。

それでは、それぞれ理由についてもう少し詳しく解説していきます。

2-1.保育士の正式な実務経験年数を証明するため

まず1つめの理由は、転職した際に保育士として勤務した正式な実務経験年数を証明するためです。

保育士としてキャリアアップし、給与を上げていくためにはまず保育士としての実務経験年数と専門スキルが必須になります。

しかし、先ほども述べたように在職証明書がないと正式な実務経験年数が証明できないため思うようにキャリアアップすることが難しくなるのです。

したがって、転職するときに在職証明書を提出しておくことで、前の職場で勤務した経験年数を引き継いだ状態で転職後も実務経験年数を重ねることができるということになります。

たとえば、認可保育園で5年間勤務したあと、別の認可保育園に転職をするときに在職証明書があれば転職後も実務経験年数6年目として勤務が可能です。

ですが、在職証明書がない場合はこのあと詳しく解説する「処遇改善手当」を受けることができなかったりキャリアアップができなかったりします。

2-2.保育士の処遇改善手当を受けるため

2つめの理由は、先ほど少し触れました「処遇改善手当」を保育士が受けるためです。

処遇改善手当とは、内閣府によって実施されている制度で認可保育園における実務経験年数に応じた給与改善手当が支給されます。

ただし、ここで述べている実務経験年数はあくまでも認可保育園で勤務した”正式な”年数を
指すため、認可外保育園での勤務や履歴書や職務経歴書は正式な書類として受理されないので注意が必要でしょう。

履歴書や職務経歴書では受理されない理由としては、履歴書や職務経歴書は保育士個人が作成するものなので、いくらでも経歴詐称などができてしまうからです。

したがって、スムーズに転職活動を進められるだけでなく、給与などの待遇改善にも在職証明書は重要になります。

3.保育士が在職証明書を依頼する2つの方法

保育士が在職証明書を依頼して発行してもらう方法としては2つあります。

  • 退職日に受け取る方法
  • 退職後に郵送で受け取る方法

上記の方法で異なる部分は、今の職場を退職する日に受け取るのか退職後に自宅などへ郵送
してもらうかの違いです。

もちろんいずれの方法もメリットとデメリットがありますので、実際に在職証明書を依頼する前にそれぞれの依頼方法について知っておきましょう。

3-1.①退職日に受け取る方法

まず1つめは退職日に在職証明書を受け取る方法です。

退職日当日に在職証明書を受け取りたい場合は、退職する前に余裕を持って会社側に依頼しておくことで受け取ることができます。

ちなみに在職証明書には以下の項目を記載する必要があるので、依頼する側も自分で作成しなければならないケースを想定して事前に把握しておきましょう。

  • 発行依頼者の氏名
  • 生年月日
  • 雇用期間
  • 雇用形態
  • 役職
  • 勤務地
  • 職務内容
  • 発行日
  • 発行元の保育所
  • 証明印

また、退職すると当時に在職証明書を受け取りたい場合は、退職が決まった時点から早い段階で上司に相談をして発行してもらえるように申請しておきます。

さらに企業によっては、在職証明書のフォーマットを渡されて自分で先ほどの項目を記入する場合もあるので事前に情報を集めておくといいですね。

3-2.②退職後に郵送で受け取る方法

2つめの方法は、退職後に勤めていた勤務先から自宅に郵送してもらう方法です。

退職当日の発行が間に合わない場合や何度も転職をされている場合は、郵送依頼をして在職証明書を自宅に送付してもらいましょう。

また、退職後に在職証明書を郵送してもらえるように申請をするときは、依頼用の文書を作成する必要があります。

とくに以下の内容は依頼文に必ず記載するべき項目になるので、合わせて確認しておきましょう。

【在職証明書の依頼文に記載すべき7項目】

項目 書き方
宛名 発行を依頼する保育園を正式名称で記載
件名 「在職証明書発行のお願い」など長すぎず簡潔でわかりやすい件名をつける
作成した日付 書類の右上に依頼文を作成した日付を記載
挨拶文 「拝啓」や「謹啓」などの頭語を書き、頭語から一文字空けて季節に応じた時候を記載
本文 「つきましては」などの起語を入れて本題を記載します。

本文には必ず「新しい保育園の転職が決まったため、在職証明書を発行してほしい」という明確な理由を記載しましょう。

結びの言葉 本文の後に、「この度はお忙しいなかお手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。」という文言を入れて結語を記載
差出人情報 書類の1番下に右寄せで依頼者の氏名・住所・連絡先を記載

とくに頭語や季節に応じた時候などは、普段書き慣れていない方がほとんどだと思うので事前に調べながら発行してもらう園に失礼のない依頼文を用意しましょう。

また、本文には在職証明書を発行してもらう旨に加えて「必要な発行部数」「返送期限の目安」「書類の郵送先」を明記しておくと不備なく在職証明書を受け取ることができます。

ちなみに依頼文を作成して郵送するときに必ず「返送用の封筒」を同封することを忘れないようにしてください。

4.在職証明書を依頼するときの注意点4つ

最後に在職証明書を依頼するときの注意点についてご紹介します。
とくに過去に勤めていた保育園に在職証明書を発行してもらう場合は、発行するまでに時間がかかってしまうなどの注意が必要です。

4-1.電話であらじめ依頼をしておく

あらかじめ電話で在職証明書の発行をお願いするための依頼文を送付することを伝えておくと、スムーズに発行してもらえやすくなります。

ですが、電話連絡などの事前連絡がない状態で依頼文を送付されても保育園側としては、どのような理由で必要なのか全くわからない状態になってしまうでしょう。

そのため、事前に「転職先が決まり在職証明書が必要なため、これから依頼文をお送りいたします。」という一言連絡しておくと保育園側も証明書を作成しやすくなります。

また、返送用の封筒も同封していることなども伝えておくとより親切な印象を与えることができるでしょう。

お礼と対応してもらうことに感謝をしつつ依頼するようにしてください。

4-2.発行までにはある程度の期間が必要

在職証明書の発行を依頼する上で1番重要なのが依頼してから発行されるまでの期間です。

保育園によっては、イベント行事や人手不足だったりするため、依頼してからすぐに在職証明書の発行ができないことも多々あります。

したがって、在職証明書の発行を依頼するときは転職先への提出期限ギリギリに依頼するのではなく、作成するのにある程度の日数が必要になることを考慮して余裕を持って依頼しましょう。

逆に提出期限ギリギリに在職証明書の発行を依頼してしまうと、依頼された保育園だけでなく転職先への負担と迷惑がかかってしまうので要注意です。

一方、余裕を持って依頼したのにもかかわらず在職証明書が返送されてこない場合は、転職先の保育園に事情を伝えた上で、もう一度依頼先の保育園へ問い合わせるか転職サービスの担当者に相談するといいでしょう。

4-3.必ずコピーを取って保管しておく

在職証明書は原本を提出する必要があるので、必ずコピーを取って保管しておくのがおすすめです。

なぜなら転職先へ在職証明書を提出してしまうと、手元には戻ってこないので履歴書の内容と間違えがないか確認するためにも1部でもコピーしておくといいでしょう。

とくに履歴書と在職証明書に大きな違いがあった場合は、事実でなくても経歴詐称などの疑いをかけられてしまいます。

そのような事態を避けるためにも在職証明書と履歴書どちらもコピーを取っておいた方が、万が一の対策になるのです。

4-4.パートやアルバイトでも必要になることもある

「在職証明書=正社員」とイメージされる方も多いですが、実はパートやアルバイトの方でも在職証明書の発行が必要になる場合もあります。

先ほどご紹介した処遇改善手当では、雇用形態にかかわらず全ての職員が対象になっているのです。

とくにパートやアルバイトなどの非正規雇用の人でも、1日6時間以上かつ月20日以上勤務をしていれば処遇改善手当の加算対象になります。

したがって、認可保育園でパートやアルバイトとして勤務していた方は、念のため在職証明書を作成して持ったほうがいいでしょう。

5.まとめ:在職証明書は保育士が転職するための重要な書類!

今回は保育士が在職証明書を依頼するべき理由から依頼文の書き方、依頼するときの注意点まで詳しく解説をしました。

とくに保育士のように実務経験年数で処遇が変わる職業では、在職証明書を提出させる保育園は多いです。

そのため、在職証明書を正しく発行できないとこれまでの実経験年数が証明できないため、またゼロから経験年数を積み重ねるケースもあります。

そのような状況にならないためにも、必ず在職証明書の発行がスムーズにできるよう今回解説した内容を覚えておきましょう。

さらに本文の最後にご紹介した在職証明書を発行するときの注意点についてもしっかりと確認しておいてください。

注意点を確認せずに在職証明書の発行がスムーズにできないと、転職活動中に焦ってしまい満足のいく結果にならない可能性もあります。

保育士としてキャリアアップも兼ねて転職をするのであれば、在職証明書の発行は最優先で行うべきことだということを覚えておきましょう。

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